Automatizace · Lidé, data a znalosti
Přechod na Google Workspace: pošta, kalendáře a soubory na firemních účtech
Přestěhujeme e-maily, kalendáře, kontakty a soubory z Microsoft 365, ze Seznamu, z hostingu nebo ze soukromých Gmailů na firemní účty s vaší doménou. Stavíme na migračních nástrojích Googlu a na konci porovnáme počty zpráv a složek se zdrojem.
Migrace do Google Workspace: co jde přenést
Podle dokumentace Googlu. Co přesně jde u vás, záleží na tom, odkud stěhujete a jakou edici Workspace máte. To ověříme na auditu.
| Systém | Co jde |
|---|---|
| Microsoft 365 (Exchange Online) | Nástroj Data import v administrátorské konzoli Googlu přenese e-maily, kalendáře a kontakty, až 1 000 uživatelů v jedné dávce. Data v Microsoft 365 nemění, jen je zkopíruje. |
| OneDrive, SharePoint Online a Dropbox | Data import má jako zdroj i OneDrive a SharePoint Online. Dropbox podporuje pro 1 až 100 uživatelů. |
| Seznam a jiné IMAP schránky | Data import i nástroj GWMME umí převzít poštu z IMAP schránky. Seznam Email přístup přes IMAP podporuje. |
| Soukromé účty Gmail | Data import přenese poštu i z účtů Gmail na firemní účty. |
| Exchange na vlastním serveru | Nástroj GWMME převezme poštu z Exchange 2007 až 2019 i z dalších poštovních serverů. |
| Outlook a soubory PST | Nástroj GWMMO převede z PST souborů e-maily, kalendář i kontakty. |
Máte poštu ještě jinde, třeba u menšího hostingu? I to je výchozí bod. Na auditu vybereme nástroj, který se pro váš zdroj hodí.
Poznáváte se?
Podle ČSÚ si firmy s deseti a více zaměstnanci z placených cloudových služeb nejčastěji kupují e-mail s vlastní doménou, úložiště a kancelářské programy. Samotná schránka ale nestačí. Při přechodu je potřeba přestěhovat i všechno okolo.
-
„Přecházíme na Google Workspace a bojíme se, že přijdeme o e-maily a kalendáře.“
-
„Firemní poštu máme rozházenou po Seznamu, hostingu a soukromých Gmailech.“
-
„Když někdo odejde, odejdou s ním i jeho e-maily a soubory.“
-
„Soubory máme na OneDrivu, na serveru a v přílohách. Která verze platí, ví jen autor.“
-
„Po minulém stěhování pošty chyběla půlka složek a kalendářů.“
-
„Formuláře a tabulky běží na soukromém účtu kolegy. Nikdo jiný k nim nemá přístup.“
Tok
Jak přechod probíhá – a kde ho hlídáme
Samotný přenos dělají nástroje Googlu. My připravíme plán a strukturu účtů a hlídáme, že nic nechybí.
- 01
Audit
Soupis schránek, aliasů, kalendářů, kontaktů a míst, kde leží soubory. Co je v Microsoft 365, co na Seznamu, co na soukromých Gmailech.
Člověk: Rozhodnete, co stěhovat a co jen archivovat.
- 02
Příprava
Firemní účty, aliasy, sdílené schránky a sdílené disky podle oddělení.
Člověk: Schválíte strukturu a kdo kam smí.
- 03
Migrace
E-maily, kalendáře, kontakty a soubory jdou přes migrační nástroje Googlu. Původní schránky do kontroly nerušíme.
Člověk: Tým zatím pracuje jako dřív.
- 04
Přepnutí
Doručování pošty (záznamy MX) přepneme o víkendu.
Člověk: Potvrdíte termín přepnutí.
- 05
Kontrola
Počty zpráv a složek u každého uživatele porovnáme se zdrojem. Rozdíly vysvětlíme v předávacím protokolu.
Člověk: Po krátkém školení ví, kde co najde.
Co všechno přestěhujeme
Podle toho, odkud stěhujete a kolik vás je.
E-maily
Z Microsoft 365, ze Seznamu, z hostingu, z Exchange na vlastním serveru i ze soukromých Gmailů. Migrační nástroje Googlu nastavíme, spustíme a hlídáme jejich průběh.
Kalendáře a kontakty
Z Microsoft 365 jdou spolu s poštou. Z IMAP schránek a z Gmailu se přenáší jen pošta, kalendáře a kontakty proto převádíme zvlášť.
Soubory a sdílené disky
Soubory z OneDrivu, SharePointu, Dropboxu nebo ze serveru přesuneme na sdílené disky podle oddělení. Strukturu a práva navrhneme před migrací, ne po ní.
Aliasy a sdílené schránky
Adresy jako info@, fakturace@ nebo objednavky@ pro celý tým. Pošta nečeká ve schránce jednoho člověka.
Automatizace na firemních účtech
Formuláře, tabulky, skripty v Apps Scriptu a scénáře v Make přepojíme ze soukromých účtů na firemní. Aby automatizace neodešla s člověkem.
Jednotné e-mailové podpisy
Nové adresy rovnou s jednotným podpisem pro celý tým.
Kdy nás nepotřebujete
Nejsme prodejci licencí Google Workspace. Když vám stačí nástroj Googlu, řekneme vám to.
- Jste pár lidí a stěhujete jen poštu
- Data import je přímo v administrátorské konzoli Googlu a je stavěný na samoobslužnou migraci. U firem kolem deseti uživatelů se podle Googlu většina migrací e-mailů dokončí během jednoho dne.
- Máte Outlook se soubory PST a do dvaceti lidí
- Nástroj GWMMO od Googlu převede z PST e-maily, kalendář i kontakty. Na to nás nepotřebujete.
- Microsoft 365 vám vyhovuje
- Pak přechod nedoporučíme jen kvůli změně. Stěhovat se vyplatí, když vás současný stav brzdí.
- Máte přes tisíc uživatelů
- Pro migrace nad 1 000 uživatelů má Google samostatné nástroje a velkým organizacím nabízí i migraci přes partnery. My jsme stavění na firmy do zhruba sta lidí.
Přechod jsme udělali i u sebe
Převod PackLabs na Google Workspace
Vlastní firmu jsme převedli ze samostatných Gmail účtů na Google Workspace s doménou packlabs.cz.
Jak to probíhá
- 01
Audit zdarma
30 minut. Projdeme, co dnes používáte a co vás zdržuje.
- 02
Návrh
Řekneme, co dává smysl řešit, co klidně vynechat a kolik to bude stát.
- 03
Nasazení
Nastavíme, napojíme a převedeme data. Ukážeme týmu, jak s tím pracovat.
- 04
Předání
Předáme hotové řešení a domluvíme, jestli chcete i průběžnou správu.
Časté otázky
Přijdeme při přechodu na Google Workspace o e-maily?
Jak probíhá přechod z Microsoft 365 na Google Workspace?
Jak probíhá migrace e-mailů ze Seznamu do Gmailu?
Musíme kvůli přechodu přestat pracovat?
Co se stane se soubory, když někdo odejde?
Máme automatizace a formuláře na soukromých Gmailech. Co s nimi?
Je to bezpečné? Co GDPR?
Jste partner Google?
Kolik to stojí a jak dlouho to trvá?
Poptávka — Google Workspace
Napište nám, co řešíte. Začínáme auditem zdarma na 30 minut.