Automation

Automatizace · Lidé, data a znalosti

Migrace dat do nového systému: nejdřív úklid, pak stěhování

Data nejdřív uklidíme a ověříme v registrech. Pak je přes importy a API vašich systémů přeneseme na zkoušku, teprve potom naostro, a starý a nový systém porovnáme: počty záznamů, saldo, stav skladu.

Audit zdarma · 30 minut Odkud a kam data stěhujeme

Poznáváte se?

Každá změna systému znamená přesun dat. A každý přesun ukáže, kolik je v datech duplicit, chybějících IČO a starých adres.

  • „Měníme účetní program a nevíme, co se dá převést a co se ztratí.“

  • „Stejnou firmu máme v adresáři třikrát. Jednou s IČO, jednou bez a jednou se starou adresou.“

  • „Účetní nám řekla, že v novém programu budeme všechno zadávat znovu ručně.“

  • „Obchodníci mají kontakty každý ve svém Excelu. CRM zavádíme už rok.“

  • „Nevíme, jestli neplatíme nespolehlivému plátci DPH nebo na nezveřejněný účet.“

  • „Po sloučení dvou firem máme dva adresáře, dva ceníky a dvě sady kódů zboží.“

7 modulů pro migraci a čištění dat

Nemusíte brát všechno. Často stačí adresář uklidit a ověřit dřív, než ho převede technik výrobce.

01

Datová diagnostika

Zjistíme, co kde leží a v jaké kvalitě: duplicity, chybějící IČO, neplatná DIČ, prázdná povinná pole. Výstupem je migrační plán a rozhodnutí, co stěhovat a co nechat v archivu.

02

Převod dat do nového programu

Migrace účetnictví a ERP mezi POHODOU, Money S3, ABRA Flexi a ABRA Gen, třeba přechod z POHODY na Money S3. Adresář, zásoby, otevřené saldo a počáteční stavy, podle programu i doklady běžného období.

03

Import z Excelu

Import adresáře do POHODY z Excelu, skladových karet do Money S3 nebo klientů do Raynetu. Sloupce namapujeme, data vyčistíme a import pustíme nejdřív nanečisto.

04

Migrace CRM a kontaktů

Kontakty z Excelů, Outlooku nebo dosavadního CRM převedeme do Raynetu. Jeden adresář pro obchod i účetnictví, s externím ID pro pozdější napojení na účetní program.

05

Přechod na Google Workspace

E-maily, kalendáře, kontakty a soubory z Microsoft 365, IMAP schránek nebo vlastního serveru. K tomu nová struktura sdílených disků.

06

Čištění dat a deduplikace

Deduplikace dat podle IČO, normalizovaného e-mailu a telefonu, sjednocení formátů názvů a adres. IČO ověříme v ARES, nespolehlivé plátce a zveřejněné účty v registru DPH, zahraniční DIČ ve VIES.

07

Datová hygiena

Pravidelná kontrola, aby se nepořádek nevrátil. Správce dat dostane report nových duplicit, změn v registrech a chyb importu.

Odkud a kam data stěhujeme

Výrobci převod dat sami nabízejí. Tady je, co jde.

SystémCo jde
POHODAXML import adresáře, zásob i dokladů s kontrolou duplicit. Technik Stormware importuje z XLS a XLSX, jde i CSV, DBF nebo MDB.
Money S3XML import i export. Adresář, skladové karty, hlavičky faktur, závazky a pohledávky načte i z XLS. Převod může udělat i technik výrobce.
ABRA FlexiImport z Excelu s mapováním sloupců, XML a REST API se zkušebním importem nanečisto. Migrační nástroj z POHODY převede adresář, faktury, sklad, ceník a pokladnu.
ABRA GenDefinovatelné importy z TXT, CSV, XML, XLS i XLSX, kontrola duplicit napříč celou databází, Web API.
Raynet CRMImport klientů, osob, produktů, obchodů a aktivit z XLSX šablon. Slučování duplicit v aplikaci i přes API, externí ID pro vazbu na účetnictví.
Google WorkspaceNástroj pro import dat přímo v administrátorské konzoli, bez dalších poplatků. Zdrojem může být mimo jiné Microsoft 365 (Exchange Online, OneDrive, SharePoint Online) nebo IMAP schránka.
ARES, registr DPH, VIESARES: existence firmy a údaje ze zdrojových registrů. Registr DPH: nespolehlivý plátce a zveřejněné bankovní účty, i přes webovou službu. VIES: platnost DIČ firem z jiných států EU.

Máte data v Excelu nebo ve starém programu, který tu není? I to je výchozí bod. Na auditu zjistíme, jaký export starý program umí.

Kdy nás nepotřebujete

Nejsme prodejci účetních programů ani CRM. Když stačí nástroj výrobce, řekneme vám to.

Měníte jen účetní program a data máte v pořádku
Obvykle stačí technik nebo převodní nástroj výrobce. Převod dat nabízí Stormware, Money i ABRA.
Převádíte pár set kontaktů do Raynetu
Raynet má XLSX šablony a slučování duplicit přímo v aplikaci. S nápovědou Raynetu to zvládnete sami.
Na Google Workspace přechází malý tým
Google má nástroj pro import dat v administrátorské konzoli bez dalších poplatků. U firem s přibližně 10 uživateli se podle Googlu většina migrací e-mailů dokončí během jednoho dne.
Máte stovky lidí a desítky systémů
Pak dávají smysl enterprise nástroje pro správu kmenových dat. My pracujeme pro malé a střední firmy.

Stěhování dat z praxe

Vlastní firma · PackLabs

Přechod na Google Workspace

Vlastní firmu jsme převedli ze samostatných Gmail účtů na Google Workspace s doménou packlabs.cz.

Google Workspace pro firmy Reference · Dreamy.cz

DreamyApp

DreamyApp pro Dreamy.cz nahrazuje excelový plán přeprav i krabicové CRM.

ERP modul nad ABRA Gen

Jak to probíhá

  1. 01

    Audit zdarma

    30 minut. Z čeho a kam přecházíte, co je na starý systém napojené a jak jsou na tom data.

    Výstup: Doporučení dalšího kroku

  2. 02

    Diagnostika

    Projdeme export nebo vzorek dat. Rozhodnete, co se stěhuje a co zůstane v archivu.

    Výstup: Migrační plán a cena

  3. 03

    Úklid

    Duplicity sloučíme podle IČO, e-mailu a telefonu, údaje ověříme v registrech. Sporné případy schvalujete vy.

    Výstup: Vyčištěná data

  4. 04

    Zkušební migrace

    Import do testovací firmy nebo kopie, ne rovnou do ostrého systému. Zkontrolujete diakritiku, kódy a ceny.

    Výstup: Ověřený import

  5. 05

    Přepnutí a protokol

    Ostrý import k domluvenému dni, ideálně k začátku období nebo měsíce. Protokol porovná starý a nový systém: počty, saldo, stav skladu.

    Výstup: Předávací protokol

Časté otázky

Co všechno se dá převést do nového programu?
Obvykle adresář, neuhrazené faktury, zásoby a počáteční stavy, podle programu i doklady běžného období. Vystavené mzdy do POHODY zpětně importovat nelze a ABRA Flexi z POHODY přenáší jen aktuální období. Co nepřevedeme, zůstane ve starém programu.
Kdy je nejlepší přejít?
K začátku účetního období, u firem s kalendářním rokem k 1. lednu. Když to nejde, tak k prvnímu dni měsíce, ne uprostřed měsíce kvůli DPH. Termín domluvte s předstihem. Stormware upozorňuje, že v lednu jsou jeho specialisté na převody vytížení.
Přecházíme z POHODY na Money S3. Jak to probíhá?
Money S3 importuje data z XML. Adresář, skladové karty, hlavičky faktur, závazky a pohledávky načte i z XLS. Data z POHODY vyexportujeme, vyčistíme, převedeme do formátu, který Money S3 přijme, a výsledek odsouhlasíme s vaší účetní.
Jak poznáte duplicity, když se firma pokaždé jmenuje jinak?
Párujeme podle IČO, pak podle normalizovaného e-mailu, telefonu a adresy. Sporné případy dostanete jako návrh ke schválení. Naslepo nic neslučujeme.
Jak ověřujete IČO a DIČ?
Proti ARES Ministerstva financí, registru plátců DPH Finanční správy (nespolehlivý plátce, zveřejněné bankovní účty) a u firem z jiných států EU proti systému VIES Evropské komise. Změny dostanete jako protokol ke schválení.
Co se stane se starým programem?
Zůstane v archivu, nejlépe jen pro čtení a s exportem do čitelného formátu. Účetní a daňové doklady se musí uchovávat ještě roky po přechodu. Než zrušíte licenci, ověřte u výrobce, jestli půjdou data dál prohlížet. Lhůty pro váš případ potvrdí účetní.
Je to bezpečné? Co GDPR?
Při práci s osobními údaji jsme zpracovatel, proto s vámi uzavřeme smlouvu o zpracování podle čl. 28 GDPR. Pracujeme na kopii dat, ne v ostrém systému. Pracovní kopie po předání smažeme.
Zvládneme migraci sami?
Jednoduché případy ano. Stormware, Money, ABRA, Raynet i Google mají vlastní návody a nástroje na import. Pomoc dává smysl, když data potřebujete před převodem uklidit, měníte víc systémů najednou nebo chcete výsledek odsouhlasený v protokolu.
Kolik to stojí a jak dlouho to trvá?
Záleží na systémech a rozsahu. Ceník na webu nemáme, protože dvě firmy nejsou stejné. Cenu i termín dostanete po auditu, předem a písemně.

Souvisí s tím

Přechod na jiný účetní program

Co převést, co archivovat a kdy přejít.

Více

Google Workspace pro firmy

E-maily, kalendáře a soubory na firemní doméně.

Více

Napojení na POHODU

Po migraci napojíme e-shop, sklad a další systémy.

Více

Propojení systémů

Aby si nový systém předával data se zbytkem firmy.

Více

Poptávka — Migrace a čištění dat

Napište nám, co řešíte. Začínáme auditem zdarma na 30 minut.

Co vás zajímá?