Přechod na jiný účetní program: co převést a co archivovat

Na jiný účetní program se nejlépe přechází k začátku účetního období, u firem s kalendářním rokem tedy k 1. lednu. Když to nejde, tak aspoň k prvnímu dni měsíce, ne uprostřed měsíce kvůli DPH. Do nového programu obvykle převedete jen adresář, neuhrazené faktury, zásoby a počáteční stavy účtů. Historie zůstává ve starém programu a záznamy z něj musíte uchovat: účetní doklady 5 let, daňové doklady k DPH 10 let.

Samotný import přitom bývá nejrychlejší část. Stormware píše, že import dat do POHODY zabere „průměrně jedno odpoledne“ [1]. Víc času zaberou rozhodnutí kolem něj: co převést, co uklidit, jak výsledek odsouhlasit a co se starým programem.

Kdy je nejlepší přejít na jiný účetní program?

K začátku účetního období. Stormware to označuje za ideální, protože ve starém programu máte v tu chvíli minimum nevyřízených pohledávek a závazků. Podmínkou to ale není, přejít jde i během roku [1]. ABRA pro přechod na ABRA Flexi doporučuje totéž, tedy konec roku nebo účetního období, a výslovně radí nemigrovat uprostřed měsíce, hlavně kvůli DPH [3].

S předstihem. Stormware dělá importy přednostně, zhruba do 3 dnů od objednání. Upozorňuje ale, že doba úpravy může být delší, zpravidla v lednu, kdy je o tyto služby větší zájem a specialisté jsou vytížení [1]. Pokud chcete přejít k 1. 1., domluvte termín už na podzim.

Během roku to jde taky. Jen se převádí víc: kromě otevřených položek i doklady běžného období, tedy faktury, pokladna, banka nebo interní doklady [1].

A co nový zákon o účetnictví? Pro přechod k 1. 1. 2027 platí současný zákon č. 563/1991 Sb. Návrh nového zákona schválila vláda v listopadu 2025, Sněmovna ho projednala v prvním čtení v březnu 2026 a počítá se s účinností od 1. 1. 2028 [7][8]. Při výběru nového programu se proto zeptejte výrobce, jak se na nový zákon připravuje.

Co se dá převést a co zůstane ve starém programu?

Záleží na tom, z čeho a kam přecházíte. Tabulka vychází z podkladů Stormware pro převod do POHODY [1] a ABRA pro migraci z POHODY do ABRA Flexi [2].

Data	Převádí se?
Adresář	ano
Neuhrazené faktury (saldo)	ano
Zásoby a ceník	ano
Počáteční stavy účtů	ano
Doklady běžného období	podle programu: do POHODY ano (faktury, pokladna, banka, interní doklady), do ABRA Flexi pokladna ano, bankovní výpisy a interní doklady ne
Účetní deník	spíš ne: bez zdrojových dokladů z něj nesestavíte přiznání k DPH ani souhrnné hlášení, DPH proto uzavřete ve starém programu; do ABRA Flexi se nepřevádí
Dlouhodobý majetek	omezeně: do POHODY jen zápisem do databáze a ne úplně kompletně, každý záznam je potřeba znovu uložit; do ABRA Flexi se nepřevádí
Mzdy	ne: údaje o zaměstnancích se převedou, vystavené mzdy zpětně ne; do ABRA Flexi se personalistika ani mzdy nepřevádějí
Objednávky, skladové pohyby	podle programu: z POHODY do ABRA Flexi se nepřevádějí

Migrační nástroj ABRA Flexi navíc přenáší jen aktuální období. Předchozí období se do Flexi zadávají jen jako konečné zůstatky minulého účetního období [2]. ABRA výslovně píše, že migrace není úplná rekonstrukce účetnictví 1 : 1 [2]. Přeneste tedy to, s čím budete dál pracovat. Zbytek nechte ve starém programu.

Jak přechod probíhá krok za krokem?

1. Domluvte se s účetní. Datum přepnutí, uzávěrka DPH ve starém programu, kdo zadá počáteční stavy a kdo je odsouhlasí.
2. Sepište, co kde máte. Adresář, otevřené faktury, zásoby, majetek, mzdy, bankovní účty. A hlavně co je na účetní program napojené: e-shop, banka, pokladna, CRM. Každé napojení je potřeba přepojit na nový program.
3. Rozhodněte, co převést a co archivovat. Podle tabulky výše. Co nepřevedete, zůstane dostupné ve starém programu.
4. Ukliďte data dřív, než je převedete. Duplicitní firmy, chybějící IČO, staré adresy, nepoužívané skladové karty. Adresář jde ověřit proti ARES, kde dohledáte, jestli firma existuje a jaké údaje o ní vedou zdrojové registry [9]. V Registru DPH zjistíte, jestli je firma plátce DPH a jestli není nespolehlivý plátce. Finanční správa zveřejňuje i bankovní účty plátců, které si přečte i váš software přes její webovou službu [10]. Co převedete neuklizené, budete uklízet v novém programu.
5. Vyexportujte data ve formátu, který nový program přijme. Do POHODY je nejvýhodnější xls/xlsx, jdou i databázové formáty jako dbf, mdb nebo csv. Záloha cizího programu se k importu nehodí [1]. Money S3 importuje z XML. Adresář, skladové karty, hlavičky faktur, závazky a pohledávky načte i z XLS, ostatní doklady je potřeba do XML nejdřív převést [4]. ABRA pro migraci do Flexi doporučuje Excel [3].
6. Pošlete vzorek k posouzení a zkuste import nanečisto. Stormware doporučuje poslat soubor s daty nejdřív k posouzení [1]. U ABRA Flexi se migruje do nové, čisté firmy [2]. Na vzorku ověřte diakritiku, IČO, ceny a zaokrouhlení dřív, než pustíte ostrý import.
7. Zadejte počáteční stavy a odsouhlaste je. Počet firem v adresáři, součet neuhrazených faktur, hodnota skladu a stavy účtů mají ve starém i novém programu vyjít stejně. Rozdíly vysvětlete dřív, než začnete účtovat.
8. Uložte starý program do archivu. Jen pro čtení a s exportem do čitelného formátu. Jak dlouho, řeší další otázka.

Jak dlouho musíte data ze starého programu uchovávat?

Podle § 31 zákona o účetnictví se účetní závěrka a výroční zpráva uchovávají 10 let. Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy 5 let. Lhůta běží od konce účetního období, kterého se záznamy týkají [5]. Pokud záznamy slouží i k jinému účelu, třeba daňovému, uchovávají se i po dobu, kterou stanoví ten jiný předpis (§ 32) [5].

Zákon o DPH v § 35 ukládá uchovávat daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo [6].

Prakticky to znamená, že data ze starého programu musí jít otevřít ještě roky po přechodu. Zákon dovoluje převést účetní záznam z jedné formy do jiné. Převedený záznam ale musí obsahově odpovídat původnímu (§ 33 odst. 3) [5]. Než zrušíte licenci starého programu, ověřte si u výrobce, jestli půjdou data dál aspoň prohlížet.

Nejde o právní radu, u konkrétního případu se obraťte na svou účetní nebo daňového poradce.

Zvládnete přechod s technikem výrobce, nebo potřebujete pomoc?

Často ho zvládnete s výrobcem. Stormware uvádí u importu adresáře s neuhrazenými pohledávkami a závazky cca 2–3 hodiny práce technika, u zásob cca 2 hodiny [1]. U Money S3 může převod udělat technik: data zkonvertuje u sebe a dodá je ve formátu Money [4]. ABRA počítá zhruba 2–3 hodiny na typ záznamu [3]. Když máte jeden program, jednu firmu a data v pořádku, nástroj nebo technik výrobce obvykle stačí.

Pomoc navíc dává smysl, když:

• data potřebujete před převodem uklidit (duplicity, chybějící IČO, neaktuální adresy),
• měníte víc systémů najednou, třeba účetnictví, CRM a e-shop, a potřebujete jeden klíč (IČO, kód zásoby) napříč všemi,
• chcete výsledek odsouhlasený v protokolu: počty záznamů, saldo a stav skladu ve starém i novém programu,
• na starém programu visí napojení, která se musí přepojit na nový.

Jak to děláme u nás

Účetní program je jen jeden z případů stěhování dat. Vlastní firmu jsme převedli ze samostatných Gmail účtů na Google Workspace s doménou packlabs.cz. Pro přechod na jiný účetní program navrhujeme postup z kroků výše: zjistit, co kde leží, uklidit, přenést na zkoušku a porovnat zdroj s cílem.

Zdroje

1. Stormware – Vyměňte staré účetnictví za nové, pohodové (Přechod na program POHODA, PDF): ideální termín, časy práce technika, formáty, co nejde převést, vytížení v lednu. https://www.stormware.cz/dnload/Prechod-na-program-POHODA.pdf
2. ABRA Flexi – Data migration from POHODA system: co se převádí a co ne, jen aktuální období, nová čistá firma. https://podpora.flexibee.eu/en/articles/9799594-data-migration-from-pohoda-system
3. ABRA Flexi – Migrating data from another system to ABRA Flexi: termín přechodu, nemigrovat uprostřed měsíce kvůli DPH, Excel, 2–3 hodiny na typ záznamu. https://podpora.flexibee.eu/en/articles/5172423-migrating-data-from-another-system-to-abra-flexi
4. Money – Převody dat z a do Money S3: XML, XLS, převod technikem. https://money.cz/navod/money-s3-prevody-dat/
5. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 31, § 32 a § 33. https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1991-563
6. Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, § 35. https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-235
7. EY – Nový zákon o účetnictví a změnový zákon míří do Poslanecké sněmovny (12/2025): schválení vládou, plánovaná účinnost 1. 1. 2028. https://www.ey.com/cs_cz/technical/tax/tax-alerts/2025/12/novy-zakon-o-ucetnictvi-a-zmenovy-zakon-miri-do-poslanecke-snemovny
8. DAUC – Poslanecká sněmovna projednala v prvním čtení nový zákon o účetnictví (12. 3. 2026). https://www.dauc.cz/aktuality/1827/poslanecka-snemovna-projednala-v-prvnim-cteni-novy-zakon-o-ucetnictvi
9. Ministerstvo financí – ARES (administrativní registr ekonomických subjektů). https://mf.gov.cz/cs/ministerstvo/informacni-systemy/ares
10. Finanční správa – Registr plátců DPH (nespolehlivý plátce, zveřejněné účty). https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane-elektronicky/danovy-portal/registr-dph

Chystáte přechod na jiný účetní program?

Na auditu zdarma (30 minut) projdeme, z čeho a kam přecházíte, co je na starý program napojené a jak jsou na tom data. Řekneme vám i to, kdy vám stačí technik výrobce. Pokud přecházíte na POHODU nebo u ní zůstáváte, podívejte se, jak napojujeme POHODU na e-shop, sklad a další systémy. Ostatní kombinace řešíme v propojení systémů.