Automatizace · Provoz
Plánování směn podle zákoníku práce, od dostupností po mzdy
Rozpis směn vznikne z dostupností lidí a z plánu zakázek, vedoucí ho schválí a systém hlídá, aby ho lidé dostali do telefonu včas. Postavíme to nad tabulkou, Microsoft Shifts nebo hotovou aplikací na směny a napojíme na podklady pro mzdy.
Patří pod Plánování kapacit
Poznáváte svůj rozpis směn?
Rozpis obvykle nevázne na tom, že by chyběla aplikace. Vázne na tom, že nezná zakázky, lhůty ani mzdy.
-
„Rozpis směn děláme v neděli večer v Excelu a posíláme ho fotkou.“
-
„Brigádník neví, že má zítra směnu.“
-
„Výměny směn a absence řešíme ve skupině na WhatsAppu.“
-
„Lhůty 2 týdny a u dohod 3 dny předem nikdo nehlídá.“
-
„Rozpis nezná zakázky, takže na špičku chybí lidi.“
-
„Mzdová účetní dostává hodiny pozdě a opisuje je z rozpisu.“
Tok
Jak vzniká rozpis směn – a kde rozhoduje člověk
Automat sbírá, počítá a připomíná. Rozpis schvaluje vedoucí.
- 01
Dostupnosti
Formulář nebo aplikace sebere, kdy kdo může. Kdo nevyplnil, dostane připomínku.
Člověk: Pracovník zadá dostupnost, vedoucí doplní dovolené.
- 02
Návrh rozpisu
Potřeba lidí na směnu se vezme z plánu zakázek. Návrh doplní jména podle dostupností a upozorní na porušené limity.
Člověk: Vedoucí návrh upraví a schválí.
- 03
Zveřejnění
Rozpis odejde lidem do telefonu, do Teams nebo do kalendáře. Systém spočítá, jestli je dodržená lhůta: 2 týdny, u konta 1 týden, u dohod 3 dny.
Člověk: Lidé rozpis potvrdí.
- 04
Změny a výměny
Výměna směny nebo absence jde ke schválení přes aplikaci. U změny na poslední chvíli si systém řekne o potvrzení, že je dohodnutá.
Člověk: Vedoucí výměnu schválí.
- 05
Hodiny do mezd
Odpracované směny se začátkem a koncem jdou jako podklad pro mzdy. U DPP se sčítají hodiny za rok.
Člověk: Mzdová účetní podklad zkontroluje a zpracuje mzdy.
Co pro plánování směn připravíme
Šest úloh. Nemusíte brát všechny. Často stačí sběr dostupností, kontrola lhůt a podklad pro mzdy.
Sběr dostupností
Lidé zadají v telefonu, kdy můžou a kdy ne. Kdo nevyplnil, dostane připomínku. Vedoucí nesbírá dostupnosti po zprávách a telefonátech.
Návrh rozpisu podle zakázek
Kolik lidí potřebujete na kterou směnu, vychází z plánu zakázek a kapacit, ne z odhadu. Návrh rozpisu doplní jména podle dostupností, vedoucí ho upraví a schválí.
Kontrola limitů před zveřejněním
Směna nejvýš 12 hodin, přestávka nejpozději po 6 hodinách nepřetržité práce, zpravidla aspoň 11 hodin odpočinku mezi směnami a přísnější limity u mladistvých. Na rozpor systém upozorní dřív, než rozpis odejde.
Lhůty a hodiny u dohod
U každého člověka je zapsaný typ vztahu (pracovní poměr, DPP nebo DPČ) a jestli má konto pracovní doby. Podle toho se hlídá lhůta rozvrhu 2 týdny, 1 týden nebo 3 dny. U DPP se sčítají hodiny za kalendářní rok, aby nikdo nepřekročil 300 hodin.
Zveřejnění, potvrzení a výměny směn
Rozpis dostanou lidé do telefonu, do Teams nebo do kalendáře a potvrdí ho. U každé verze je vidět, kdy vznikla a kdo ji kdy viděl. Výměny a absence jdou ke schválení přes aplikaci, ne přes skupinový chat.
Hodiny do mezd
Odpracované směny se začátkem a koncem, přesčasy a noční prací jdou mzdové účetní jako strukturovaný podklad. Tuhle evidenci zákoník práce vyžaduje u každého zaměstnance, i u dohodářů.
Kde bude rozpis žít?
Rozpis potřebuje jedno místo, kde ho lidé uvidí. Tady je, co jde.
Microsoft Shifts (Teams)
Rozvrhy a směny přes rozhraní Microsoft 365. Koncept rozpisu vidí jen vedoucí, lidé ho uvidí po zveřejnění a dostanou upozornění v Teams.
Google Kalendář
Směna se zapíše jako událost do kalendáře pracovníka a pozvaní dostanou upozornění.
Dayswaps
Česká aplikace na plánování směn. Burzu a nabídky směn, mobilní aplikaci, upozornění a hlídání zákoníku práce má už v tarifu Základ.
Rozpis máte v Excelu nebo ve sdílené tabulce? I to je výchozí bod. Na auditu řekneme, jestli stačí tabulka s pravidly, nebo hotová aplikace.
Kdy nás nepotřebujete
Neprodáváme vlastní aplikaci na směny. Když vám stačí hotová, řekneme vám to.
- Máte jeden provoz, pár typů směn a mzdy ve standardním programu
- Stačí hotová aplikace na plánování směn. Například Dayswaps má burzu směn, mobilní aplikaci a hlídání zákoníku práce už v základním tarifu. Začněte tam.
- Používáte Microsoft Teams
- Pokud máte Shifts v licenci, vyzkoušejte nejdřív ten. Napojení na zakázky a mzdy stavíme, až když to nestačí.
- Plánujete pár lidí na jedné směně
- Často stačí sdílená tabulka a jasná pravidla. Lhůty a limity shrnuje náš článek o rozvrhu směn podle zákoníku práce.
- Potřebujete právní výklad rozvrhu, konta pracovní doby nebo dohody o kratší lhůtě
- Ten vám dá advokát se zaměřením na pracovní právo nebo mzdová účetní. My podle jejich pravidel postavíme kontrolu.
Směny plánujeme i u sebe
Lidé si u nás v balírně zabírají směny v telefonu.
Jak to probíhá
- 01
Audit zdarma
30 minut. Kolik lidí plánujete, na jaké smlouvy, kde dnes rozpis žije a kdo dělá mzdy.
Výstup: Doporučení dalšího kroku
- 02
Pravidla rozpisu
Sepíšeme typy směn, limity, lhůty podle typu smlouvy a odkud se bere potřeba lidí.
Výstup: Návrh úloh a cena
- 03
Zkušební rozpis
Jeden týden nebo jeden tým: sběr dostupností, návrh, kontrola limitů a zveřejnění vedle dosavadního rozpisu.
Výstup: Ověřený rozpis
- 04
Ostrý provoz a mzdy
Rozpis pro všechny a podklad pro mzdovou účetní. Zaškolení vedoucích.
Výstup: Směny v provozu
Časté otázky
Prodáváte vlastní aplikaci na plánování směn?
Platí lhůty rozvrhu i pro brigádníky na DPP?
Můžeme rozpis změnit na poslední chvíli?
Musí být rozpis směn na papíře?
Kolik to stojí a jak dlouho to trvá?
Patří pod: Plánování kapacit
Souvisí s tím
Plánování kapacit
Zakázky, stroje a směny v jednom plánu, abyste věděli, co stihnete.
VíceRozvrh směn podle zákoníku práce
Lhůty, limity směn a odpočinku a co platí u DPP a DPČ.
VíceNábor a onboarding
Od přihlášky po první směnu: smlouvy ze vzoru a data pro mzdy před nástupem.
VícePropojení systémů
E-shop, účetnictví, CRM a pokladna, které si předávají data bez přepisování.
VícePoptávka — Plánování směn
Napište nám, co řešíte. Začínáme auditem zdarma na 30 minut.