Automation

Automatizace · Lidé, data a znalosti

Second brain: znalostní báze firmy pro AI

Postavíme second brain – znalostní bázi firmy z vašich postupů, ceníků a směrnic – a připojíme k ní AI, kterou už používáte. Lidé se zeptají česky a dostanou odpověď s odkazem na dokument, ze kterého vychází.

Audit zdarma · 30 minut Na čem to postavíme

Poznáváte se?

Podle ČSÚ používala v roce 2026 umělou inteligenci polovina středních a necelá třetina malých firem. Jenže AI, která nezná vaše postupy, ceníky a domluvy, odpovídá obecně.

  • „Všechno ví jen pár lidí a když odejdou, máme problém.“

  • „Nový kolega se tři týdny ptá na to samé.“

  • „Na disku máme pět verzí ceníku a nikdo neví, která platí.“

  • „Zaplatili jsme Copilot a nikdo ho nepoužívá.“

  • „Lidi dávají firemní data do ChatGPT a my nevíme, co s tím.“

  • „Postupy u strojů jsou na papíře u stroje, nebo nikde.“

Tok

Jak asistent odpoví – a kde hlídáme

Asistent odpovídá z dokumentů, které smí tazatel vidět. Co v nich platí, rozhodují vaši lidé.

  1. 01

    Otázka

    Zaměstnanec se zeptá česky, v nástroji, který zná.

    Člověk: Nemusí vědět, ve které složce dokument leží.

  2. 02

    Práva

    Asistent vidí jen to, co vidí tazatel. U vlastního řešení se práva kontrolují ještě před vyhledáním.

    Člověk: Vy určíte, co do báze vůbec nepatří, třeba mzdy nebo osobní spisy.

  3. 03

    Vyhledání

    Hledá ve schválených dokumentech, které mají vlastníka a datum kontroly.

    Člověk: Vlastník drží svou stránku aktuální.

  4. 04

    Odpověď

    Krátká odpověď s odkazem na dokument, ze kterého vychází.

    Člověk: U důležitých věcí si zdroj otevře a ověří.

  5. 05

    Mezera

    Když odpověď v podkladech není, asistent to řekne a otázka jde do seznamu chybějících návodů.

    Člověk: Vlastník návod doplní.

Co pro vás postavíme

AI asistent pro firmy je jen tak dobrý, jak dobré jsou podklady, ze kterých odpovídá. Proto začínáme znalostmi, ne chatbotem.

01

Firemní wiki ve vašem nástroji

Struktura na Google Disku, v SharePointu, Notionu nebo Obsidianu. Šablony pro postup, rozhodnutí, nástup nového člověka a časté otázky. Každá stránka má vlastníka a datum kontroly.

02

Sepsání pracovních postupů (SOP)

Tvorba SOP z rozhovorů a nahrávek: přepis, návrh od AI, schválení vlastníkem. Papírové návody převedeme a duplicity sjednotíme.

03

Digitální pracovní instrukce u stroje

QR kód u stroje nebo pracoviště otevře v mobilu aktuální verzi postupu i s fotkami. Kdo postup vlastní a kdy ho naposledy kontroloval, je vidět hned.

04

AI asistent nad dokumenty

Odpovídá česky z ověřených firemních zdrojů a u odpovědi ukáže dokument, ze kterého vychází. Když odpověď v podkladech není, má říct, že neví. Nad Gemini, Copilotem, Claude nebo jako vlastní řešení.

05

Napojení na firemní systémy

Kontext z Raynetu, POHODY nebo ABRA Flexi, třeba „jaké podmínky má klient X“. Vždy jen pro čtení a s omezenými právy.

06

Pravidla pro AI, směrnice a školení

Jak má AI psát, co smí a kdy se má zeptat člověka. K tomu interní směrnice, které nástroje lidé smějí používat a co do nich nevkládat, a krátké školení pro tým.

07

Správa a doplňování

Báze roste s firmou. Hlídáme zastaralé stránky a posíláme přehled otázek, na které asistent neuměl odpovědět. Z něj vzniká seznam návodů, které chybí.

Běžně používaný software

Na čem to postavíme

Nejdřív to, co už platíte. Gemini v Google Workspace pro firmy, Microsoft 365 Copilot i Claude Team umějí pracovat s firemními dokumenty. Rozhoduje, co v nich je a kdo k nim má přístup.

  • Google Workspace a Gemini

    Gemini v Gmailu je ve všech tarifech, v Dokumentech, na Disku a v Meetu od tarifu Business Standard. Gemini Notebook odpovídá nad zdroji, které do něj vložíte. Google uvádí, že data firmy k trénování modelů nepoužívá.

  • Microsoft 365 Copilot

    Odpovídá nad Outlookem, Teams, SharePointem a OneDrivem, a to z dat, ke kterým má uživatel přístup.

  • Claude Team a Notion Business

    Claude Team má konektory, podnikové vyhledávání a Claude pro Microsoft 365. Anthropic uvádí, že ve výchozím nastavení na vašem obsahu netrénuje. Notion Business má Notion Agent a vyhledávání i v připojených aplikacích.

  • Obsidian

    Poznámky jsou obyčejné Markdown soubory ve složce, kterou firma vlastní. Platit za komerční licenci není povinné.

  • Vlastní asistent (RAG)

    Vlastní index nad Google Diskem, SharePointem, Notionem nebo složkou Markdown souborů. Google Drive API i Microsoft Graph umějí hlásit změny, takže se index aktualizuje průběžně. Provoz v EU cloudu nebo na vlastním serveru.

  • Raynet, POHODA, ABRA Flexi

    Raynet má oficiální MCP server pro AI asistenty (MCP je standard, přes který AI čte data z jiných systémů). Pro POHODU a ABRA Flexi existují open-source MCP servery. Asistent pak odpoví i z dat v CRM nebo v účetnictví.

Dokumenty máte po e-mailech a v šanonech? I to je výchozí bod. Osobní e-mailové schránky do báze plošně nedáváme, jen vybrané sdílené schránky.

Kdy nás nepotřebujete

Nejsme prodejci licencí. Když vám stačí nástroj, který už máte, řekneme vám to.

Platíte Google Workspace Business Standard nebo Notion Business a v dokumentech máte pořádek
Gemini, nebo Notion Agent, už máte v tarifu. Nejdřív zkuste to, co platíte. Ozvěte se, až AI začne odpovídat ze starých verzí.
Potřebujete odpovědi z pár dokumentů pro jeden tým
Na to stačí Gemini Notebook nad vybranými zdroji. Je i v základním tarifu Google Workspace. Znalostní bázi kvůli tomu stavět nemusíte.
Hledáte chatbota pro zákazníky na web
To je jiná služba. Tady jde o znalosti uvnitř firmy: postupy, ceníky, směrnice a odpovědi pro vaše lidi.
Máte stovky zaměstnanců a vlastní IT
Pak obvykle dává smysl integrátor, který dělá velká nasazení Microsoftu nebo Googlu. My jsme stavění na firmy do zhruba sta lidí.

Second brain u nás i u klientů

Vlastní provoz · PackLabs

Second brain PackLabs

Vlastní firmu PackLabs řídíme nad second brainem, se kterým pracuje AI. Najde v něm, jak firma funguje, pro koho pracujeme a jaká pravidla má dodržovat, a podle toho připravuje zakázky, plánuje a třídí doklady. Stejný přístup stavíme pro vás.

Reference · FS Composites

Znalostní a pracovní struktura firmy

Pro FS Composites jsme postavili znalostní a pracovní strukturu firmy a automatizovali rutinní úkoly.

Reference automatizací

Jak to probíhá

  1. 01

    Audit zdarma

    30 minut. Jak dnes používáte AI, kde leží vaše know-how a co vás zdržuje.

    Výstup: Doporučení dalšího kroku

  2. 02

    Znalostní audit

    Projdeme disky, dokumenty a sdílení. S lidmi, kteří firmu znají, sepíšeme i to, co je jen v hlavách.

    Výstup: Mapa znalostí a návrh struktury

  3. 03

    Pilot

    Jeden tým, jedna oblast. Postavíme strukturu, sepíšeme postupy a asistenta vyzkoušíme na vašich reálných otázkách.

    Výstup: Ověřené otázky a odpovědi

  4. 04

    Rozjetí

    Další oddělení, nastavení práv a krátké školení pro tým.

    Výstup: Báze a asistent v provozu

  5. 05

    Správa

    Kontrola zastaralých stránek a přehled otázek, na které asistent neuměl odpovědět.

    Výstup: Průběžná podpora (volitelně)

Časté otázky

Co je second brain neboli znalostní báze pro AI?
Jedno místo, kde jsou postupy, ceníky, směrnice, domluvy s klienty a rozhodnutí. Každá stránka má vlastníka a datum kontroly. Nad tím běží AI asistent, který odpovídá podle vaší firmy a ukáže, z jakého dokumentu vychází.
Potřebujeme kvůli tomu nový software?
Často ne. S Google Workspace Business Standard máte Gemini v Dokumentech, na Disku i v Meetu. U Microsoft 365 je to doplňková licence Microsoft 365 Copilot. Doporučíme nástroj podle toho, co už platíte, a novou licenci jen tam, kde dává smysl.
Neuvidí kolega přes AI mzdy nebo smlouvy?
Asistent smí vidět jen to, co vidí tazatel. Microsoft 365 Copilot respektuje oprávnění uživatele, zpřístupní ale i všechno, co je nasdílené víc, než má být. Proto sdílení uklízíme ještě před nasazením. Co do báze vůbec nepatří, třeba mzdy nebo osobní spisy, rozhodujete vy.
Kde jsou data a trénuje se na nich AI?
Záleží na nástroji a tarifu. Google u Gemini ve Workspace uvádí, že data firmy k trénování modelů nepoužívá. Anthropic u Claude Team uvádí, že ve výchozím nastavení na vašem obsahu netrénuje. Vlastního asistenta lze provozovat v EU cloudu nebo na vlastním serveru. Podmínky konkrétního nástroje projdeme před nasazením.
Co když AI odpoví špatně?
U odpovědi je odkaz na zdroj, takže se dá hned ověřit. Asistenta nastavujeme tak, aby řekl „nevím“, když odpověď v podkladech chybí. Takové otázky sbíráme a vzniká z nich seznam návodů k doplnění. Kvalitu měříme na sadě reálných otázek z vaší firmy.
Je to RAG chatbot?
Technicky často ano. RAG znamená, že AI nejdřív najde pasáže ve vašich dokumentech a odpoví z nich, ne z obecného internetu. Rozdíl je v tom, co je pod tím. Bez uklizených a aktuálních dokumentů s vlastníkem odpovídá špatně i dobrý RAG chatbot.
Hodí se Obsidian pro firmy?
Pro menší tým nebo vedení ano. Poznámky jsou obyčejné Markdown soubory ve složce, kterou vlastníte, a platit za komerční licenci není povinné. Sdílený vault přes Obsidian Sync má ale nejvýš 20 spolupracovníků se stejnými právy. Pro větší tým nebo citlivé oblasti doporučíme Google Disk, SharePoint nebo Notion.
Co po nás chce AI Act?
Od února 2025 platí čl. 4 AI Actu: firmy, které AI používají, mají přijmout opatření na podporu AI gramotnosti lidí, kteří s ní pracují. Po úpravě z roku 2026 nemusí zaručit konkrétní úroveň u každého jednotlivce. Pomůžeme se směrnicí a krátkým školením. Právní výklad pro vaši firmu nedáváme.
Kolik to stojí a jak dlouho to trvá?
Záleží na systémech a rozsahu. Ceník na webu nemáme, protože dvě firmy nejsou stejné. Cenu i termín dostanete po auditu, předem a písemně.

Souvisí s tím

Přechod na Google Workspace

Firemní účty, sdílené disky a e-maily na vaší doméně. Základ, nad kterým pak běží Gemini.

Více

Nábor a onboarding

Nástup nového člověka bez opakovaného vysvětlování.

Více

Dokumenty a smlouvy

Šablony, generování a evidence smluv.

Více

Migrace a čištění dat

Data bez duplicit, ze kterých se dá odpovídat.

Více

Poptávka — Znalostní báze pro AI

Napište nám, co řešíte. Začínáme auditem zdarma na 30 minut.

Co vás zajímá?