Automation

Automatizace · Finance a dokumenty

Automatizace fakturace a účetnictví pro malé a střední firmy

Přijaté faktury se vytěží a odejdou ke schválení, platby se spárují s fakturami a upomínky se pošlou podle pravidel. Postavíme to nad účetním programem, fakturační aplikací a bankou, které už máte.

Audit zdarma · 30 minut Na čem jedete?

Poznáváte svou účtárnu?

Automatizace účetnictví v malé firmě obvykle neznamená nový účetní program. Znamená méně přepisování a méně hledání.

  • „Účetní u nás víc přepisuje, než účtuje.“

  • „Na konci měsíce honíme doklady po kolezích.“

  • „Kdo tuhle fakturu objednal? A můžu ji vůbec zaplatit?“

  • „Platby ze Slovenska a z Německa se nám nespárují. Chybí variabilní symbol.“

  • „Upomínky posíláme, až si někdo vzpomene. Úrok z prodlení nefakturujeme nikdy.“

  • „Fakturu z CRM, e-shopu nebo pokladny pořád ručně přepisujeme do POHODY.“

Tok

Jak faktura proteče firmou – a kde ji hlídáme

Na každé stanici automatizujeme rutinu. Schválení a výjimky zůstávají člověku.

  1. 01

    Doklad

    Faktury z e-mailu, ze sdílené složky i ze skenu na jednom místě. E-faktura ve formátu ISDOC se načte strojově, PDF a fotku vytěží AI.

    Člověk: Zkontroluje jen pole, kde si systém není jistý.

  2. 02

    Schválení

    Faktura odejde schvalovateli podle střediska, zakázky nebo částky, e-mailem nebo do mobilu.

    Člověk: Schválí, nebo vrátí. Neschválená faktura dál nejde.

  3. 03

    Účetnictví

    Schválený doklad se importuje do účetního programu i s PDF. Duplicity se hlídají podle čísla dokladu a IČO.

    Člověk: Účetní účtuje a řeší výjimky, nepřepisuje.

  4. 04

    Banka

    Pohyby z banky se stahují samy a párují se s fakturami, i když chybí variabilní symbol nebo platba přišla po částech.

    Člověk: Ráno projde seznam toho, co se nespárovalo.

  5. 05

    Zákazník

    Faktura vznikne z CRM, e-shopu nebo pokladny, s QR platbou. Upomínky odcházejí podle pravidel a po úhradě se zastaví.

    Člověk: Schválí upomínku s vyčíslením úroku a rozhodne, co dál s dlužníkem.

6 modulů automatizace účetnictví a fakturace

Nemusíte brát všechno. Začíná se tím, co vás zdržuje nejvíc.

01

Vytěžování přijatých faktur

Faktury z e-mailu, Disku nebo skenu. Strukturovaná e-faktura (ISDOC) se načte bez AI, PDF a fotky vytěží AI. Kontrolujeme IČO v ARES, součty a sazby DPH a hlídáme duplicity. Výsledek jde do účetního programu.

Více
02

Schvalování faktur

Kdo schvaluje co: podle střediska, zakázky nebo částky. Upozornění e-mailem nebo do mobilu a záznam, kdo a kdy schválil. Do účetnictví a do příkazů k úhradě jde jen schválená faktura.

03

Párování plateb

Pohyby z Fio, KB, ČSOB nebo z e-mailových avíz banky. Pravidla nad rámec variabilního symbolu a částky: VS v poznámce, částečné úhrady, cizí měna. Každé ráno seznam nespárovaných plateb.

04

Automatická fakturace

Faktura z obchodního případu v Raynetu, z e-shopu, z pokladny nebo z výkazu práce. Opakované a zálohové faktury, QR platba, rozeslání zákazníkovi a stav úhrady zpět do zdrojového systému.

05

Upomínky a pohledávky

Připomínka před splatností, upomínky po splatnosti, vyčíslení úroku z prodlení a náhrady nákladů 1 200 Kč za pohledávku mezi firmami. Upomínky se zastaví, jakmile se platba spáruje. Přehled, kdo kolik dluží.

06

E-faktury: ISDOC a Peppol

Vydané faktury ve formátu ISDOC nebo pro síť Peppol, přes poskytovatele přístupového bodu. Přijaté e-faktury jdou rovnou do zpracování, bez vytěžování.

Více
Běžně používaný software

Na čem jedete?

Účetní programy a fakturační aplikace toho umí víc, než se běžně využívá. Tady je, co jde.

  • POHODA

    Import faktur, bankovních pohybů a interních dokladů přes XML, s kontrolou duplicit. ISDOC a QR kód na faktuře načte sama, homebanking umí automatickou likvidaci podle pravidel.

  • Money S3

    API pro čtení i zápis dokladů. Money S3 Inbox přijímá ISDOC, ZUGFeRD, QR kódy i PDF a obrázky.

  • ABRA Flexi

    REST API pro faktury a banku, automatické párování plateb přes API, webhooky při změnách, import i export ISDOC.

  • Fakturoid

    API v3 a webhooky. Párování plateb, automatické upomínky i vytěžování nákladů má přímo v tarifech Na každý den a Na maximum.

  • iDoklad

    REST API s OAuth 2. Párování plateb s bankou a automatické upomínky v tarifech Oblíbený a Prémiový.

  • Banky

    Fio: API s tokenem pro pohyby a výpisy. KB: KB API Business pro historii transakcí. ČSOB: Business Connector pro výpisy a příkazy z účetního programu.

  • Raynet a Dotykačka

    Raynet: REST API a webhooky, faktura vznikne z vyhraného obchodního případu. Dotykačka: API a report tržeb, exporty pro Money S3 i POHODU.

Fakturujete z Excelu nebo z Wordu? I to je výchozí bod. Na auditu řekneme, jestli nejdřív nestačí fakturační aplikace.

Kdy nás nepotřebujete

Nejsme prodejci účetních programů ani účetní kancelář. Když stačí hotová funkce, řekneme to.

Máte desítky faktur měsíčně a stačí vám jedna fakturační aplikace
Fakturoid i iDoklad mají párování plateb, automatické upomínky i vytěžování dokladů ve svých vyšších tarifech. Zapněte je, nic na míru nepotřebujete.
Funkci už máte v licenci
POHODA načte ISDOC i QR kód a homebanking umí automatickou likvidaci podle pravidel. Money S3 Inbox přijímá e-faktury i PDF. Nejdřív zapneme to, co už platíte.
Máte stovky zaměstnanců a velké ERP
Pak bývá k dispozici vlastní modul pro přijaté a vydané faktury a enterprise nástroje na vytěžování. My pracujeme pro malé a střední firmy.
Hledáte někoho, kdo vám povede účetnictví
Účetnictví nevedeme a daňové ani právní rady nedáváme. Odstraníme přepisování a hledání. Účtuje a rozhoduje vaše účetní.

Doklady třídíme i u sebe

Vlastní provoz · PackLabs

Třídění dokladů

Doklady, které nám přijdou do účetní složky, se u nás třídí samy. Systém každý doklad přečte, přejmenuje podle data a dodavatele a založí do správného měsíce. Co si není jistý, nechá ležet a dá nám vědět, místo aby to zatřídil špatně.

Jak to probíhá

  1. 01

    Audit zdarma

    30 minut. Účetní program, banka, odkud chodí doklady a kde se dnes přepisuje.

    Výstup: Doporučení dalšího kroku

  2. 02

    Mapa toku dokladů

    Projdeme cestu dokladu od e-mailu po úhradu, s vámi i s vaší účetní. Změříme výchozí stav.

    Výstup: Návrh modulů a cena

  3. 03

    Pilot

    Vzorek skutečných dokladů a plateb. Do ostrého účetnictví nejde nic bez vašeho odsouhlasení.

    Výstup: Ověřený tok

  4. 04

    Rozjetí

    Zaškolení účetní a schvalovatelů a krátký návod, kde co najdou.

    Výstup: Tok v provozu

  5. 05

    Správa

    Fronta výjimek a upozornění, když něco selže. Hlídáme i změny API výrobců.

    Výstup: Průběžná podpora (volitelně)

Časté otázky

Musíme kvůli e-fakturám něco udělat už teď?
Mezi firmami v Česku plošná povinnost zatím není, e-faktury podle normy EN 16931 musí přijímat veřejní zadavatelé. Na Slovensku od 1. 1. 2027 fakturují tamní plátci DPH tuzemská plnění přes síť Peppol. Česká firma, která na Slovensko fakturuje z Česka, tuto povinnost nemá. Podrobnosti najdete na stránce o e-fakturách.
Zaúčtuje AI fakturu sama, bez nás?
Ne. E-faktura ve formátu ISDOC se načte strojově, bez AI. PDF a fotky vytěží AI, ale co si není jistá, jde do fronty ke kontrole. Do účetnictví jde doklad až po schválení. Přesnost změříme v pilotu na vašich dokladech, procenta předem neslibujeme.
Vyplatí se to i malé firmě?
Při desítkách dokladů měsíčně obvykle stačí fakturační aplikace s vestavěným párováním plateb, upomínkami a vytěžováním, třeba Fakturoid nebo iDoklad. To vám řekneme rovnou. Napojení na míru dává smysl, když dokladů přibývá, data tečou mezi několika systémy nebo potřebujete vlastní pravidla schvalování.
Jak funguje schvalování faktur?
Nastavíme, kdo schvaluje co: podle střediska, zakázky nebo částky. Schvalovatel dostane upozornění e-mailem nebo do mobilu. U každé faktury zůstane záznam, kdo a kdy ji schválil, a do příkazů k úhradě jde jen schválená.
Musíme měnit účetní program?
Ne. Stavíme nad tím, co máte: POHODA, Money S3, ABRA Flexi, Fakturoid, iDoklad i banka. Některá napojení ale potřebují placený modul výrobce, třeba API Access v ABRA Flexi nebo modul API v Money S3.
Kolik můžeme účtovat za pozdní platbu?
Zákonný úrok z prodlení je repo sazba ČNB platná k prvnímu dni pololetí, ve kterém prodlení nastalo, zvýšená o 8 procentních bodů. Mezi podnikateli lze navíc požadovat náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky, nejméně 1 200 Kč za každou pohledávku. Obojí umíme vyčíslit přímo v upomínce. Právní výklad pro konkrétní spor nedáváme.
Co když se automatizace pokazí?
Každý doklad má v toku vlastní klíč, aby se nezpracoval dvakrát. Když něco selže, doklad zůstane ve frontě a přijde upozornění. V průběžné správě hlídáme i změny API výrobců.
Jak je to s bezpečností a GDPR?
Doklady obsahují osobní údaje, proto s vámi uzavřeme smlouvu o zpracování podle čl. 28 GDPR. Do banky chceme přístup jen pro čtení pohybů, kde to jde, a v účetním programu oddělený uživatel s minimálními právy. Příkazy k úhradě vždy schvaluje člověk.
Kolik to stojí a jak dlouho to trvá?
Záleží na systémech a rozsahu. Ceník na webu nemáme, protože dvě firmy nejsou stejné. Cenu i termín dostanete po auditu, předem a písemně.

Souvisí s tím

Kalkulačka úroku z prodlení

Úrok podle repo sazby ČNB a náhrada nákladů 1 200 Kč.

Více

Napojení na POHODU

Faktury, banka a sklad v účetním systému POHODA.

Více

Poptávka — Účetnictví a fakturace

Napište nám, co řešíte. Začínáme auditem zdarma na 30 minut.

Co vás zajímá?