Automation

Automatizace · Finance a dokumenty

Správa smluv a dokumentů od šablony po archiv

Smlouvy přestanou vznikat přepisováním starého Wordu a ležet rozházené v e-mailech. Propojíme to, co už máte – Google Workspace nebo Microsoft 365, CRM, účetní program, elektronický podpis a datovou schránku – do jednoho toku od šablony po archiv.

Audit zdarma · 30 minut Na čem jedete?

Poznáváte svoje smlouvy?

Správa smluv v malé firmě obvykle nestojí na softwaru, ale na e-mailech a paměti lidí. Smlouva projde tiskárnou, skenerem i šuplíkem a po cestě se ztratí verze, termíny i stopa, kdo co schválil.

  • „Smlouvy máme v e-mailech, na disku a v šanonu a nikdo neví, která verze platí.“

  • „Kdo smlouvu schválil? To se dohledává z e-mailů.“

  • „Na konci roku nevíme, kolik smluv vlastně máme a s kým.“

  • „Na podpis čekáme týden, protože jednatel je pořád pryč.“

  • „Nevíme, jestli je elektronický podpis přes SMS platný.“

  • „Datovka nám smazala zprávu, kterou jsme si zapomněli stáhnout.“

Tok

Jak smlouva projde firmou – a kde ji hlídáme

Od návrhu přes schvalovací workflow a podpis až po registr a archiv. Rutinu automatizujeme, rozhodnutí zůstávají člověku.

  1. 01

    Návrh

    Údaje z formuláře, CRM nebo účetního programu se doplní do schválené šablony. Vznikne PDF s číslem smlouvy.

    Člověk: Doplní jen to, co systém vědět nemůže.

  2. 02

    Schválení

    Smlouva jde ke správnému schvalovateli podle typu a hodnoty. Kdo a kdy schválil, se zapíše.

    Člověk: Schválí jedním klikem, nebo vrátí k úpravě.

  3. 03

    Podpis

    Odeslání k elektronickému podpisu. Podepsané PDF se samo vrátí do systému.

    Člověk: Podepíše bez tisku, skeneru a kurýra.

  4. 04

    Registr

    Zápis do registru s koncem smlouvy, výpovědní lhůtou a odpovědnou osobou. Upozornění přijde s předstihem.

    Člověk: Rozhodne, jestli smlouvu prodloužit, nebo vypovědět.

  5. 05

    Archiv

    Uložení do jednotné struktury s pojmenováním a archivační lhůtou. Přijaté datové zprávy také.

    Člověk: Hledá ve filtrech, ne v šanonech.

6 modulů správy smluv

Nemusíte brát všechno. Začíná se tím, co vás pálí nejvíc.

01

Generování smluv ze šablon

Šablona od vašeho advokáta v Google Docs nebo ve Wordu. Údaje z formuláře, CRM, účetního programu nebo z ARES. Výsledkem je PDF ve správné složce a právní text se při generování nemění.

Více
02

Schvalovací workflow

Schvalovací matice podle typu a hodnoty smlouvy. Schválení tlačítkem v e-mailu nebo v Teams, připomenutí, když schvalovatel nereaguje, a záznam, kdo a kdy schválil.

03

Elektronický podpis smlouvy

Signi, DigiSign, Bank iD nebo vestavěný podpis v Raynetu. Podepsané PDF se vrátí do CRM, registru i archivu a nikdo ho nemusí stahovat a přeposílat.

04

Registr a hlídání termínů

Konec smlouvy, výpovědní lhůta, automatické prodloužení a indexace cen. Hlídá se poslední den pro výpověď, ne jen konec smlouvy. Upozornění přijde odpovědné osobě s předstihem, který si nastavíte.

Více
05

Archivace a datové schránky

Jednotná struktura, pojmenování a archivační lhůta podle typu dokumentu. Přijaté datové zprávy se i s přílohami uloží do archivu dřív, než je schránka po 90 dnech smaže.

06

Vyhledávání a převod starých smluv

Fulltext a filtry nad registrem. Staré smlouvy v PDF převedeme do registru: AI navrhne strany, data a lhůty, nejisté hodnoty zkontroluje člověk.

Běžně používaný software

Na čem jedete?

Elektronický podpis smlouvy i registr postavíme nad nástroji, které už máte. Tady je, co jde.

  • Google Workspace

    Šablona v Google Docs s poli, kopie, doplnění údajů a export do PDF přes API. Jde to i čistě v Apps Scriptu, spuštěné z formuláře nebo tabulky.

  • Microsoft 365

    Šablona DOCX na SharePointu nebo OneDrivu, převod hotové smlouvy do PDF přes Microsoft Graph.

  • Signi

    REST API a webhook, který po podpisu pošle odkaz na podepsaný soubor. Napojení přes API nebo integrační platformu, konektor pro Power Automate. Příjemci nepotřebují účet.

  • DigiSign

    REST API s testovacím prostředím a napojení přes integrační platformu. Ověření podepisujícího e-mailem, SMS nebo přes BankID.

  • Bank iD SIGN

    Zaručený elektronický podpis přes bankovní identitu podepisujícího.

  • Raynet CRM

    Vestavěný online podpis, knihovna dokumentů a přílohy přes API, export nabídek a objednávek do PDF.

  • ABRA Flexi

    Evidence odběratelských i dodavatelských smluv, z odběratelských smluv umí generovat faktury. Přílohy k záznamům.

  • POHODA

    U dokladů karta Dokumenty pro připojené soubory a přiložení dokumentů k e-mailu přímo z POHODY. Data přes XML a mServer.

  • Datová schránka

    Přijaté zprávy jde stahovat přes webové služby ISDS a ukládat i s přílohami do archivu.

Smlouvy máte jen ve Wordu a v šanonu? I to je výchozí bod. Na auditu řekneme, jestli vám zatím nestačí tabulka a hotový e-podpis.

Kdy nás nepotřebujete

Neprodáváme DMS ani licence elektronického podpisu. Když stačí hotové řešení, řekneme to.

Podepisujete jen pár smluv měsíčně
Stačí hotový e-podpis, například Signi nebo DigiSign, a přehledná tabulka smluv. Ukážeme, jaká pole v ní mít.
Smlouvy vznikají v CRM nebo v účetním programu
Raynet má vestavěný online podpis, ABRA Flexi eviduje smlouvy a generuje z nich faktury. Nejdřív zapneme to, co už platíte.
Potřebujete velký DMS nebo spisovou službu
Pro velké organizace se složitým oběhem dokumentů jsou hotové DMS systémy. Pomůžeme vybrat a napojíme je na zbytek firmy.
Potřebujete napsat nebo upravit obsah smlouvy
To je práce pro advokáta. Obsah smluv nepíšeme, stavíme proces kolem šablon, které dodáte.

Smlouvy ze vzoru generujeme i sami

Vlastní provoz · PackLabs

Smlouvy pro brigádníky z jednoho formuláře

Smlouvy s brigádníky u nás vznikají ze schváleného vzoru jako hotové PDF, nikdo je ručně nepřepisuje.

Jak to probíhá

  1. 01

    Audit zdarma

    30 minut. Jaké smlouvy máte, kde vznikají, kdo je schvaluje a kde leží.

    Výstup: Doporučení dalšího kroku

  2. 02

    Mapa smluv

    Projdeme cestu smlouvy od šablony po archiv a vybereme, co vás pálí nejvíc.

    Výstup: Návrh modulů a cena

  3. 03

    Pilot

    Jeden typ smlouvy od šablony po podpis a zápis do evidence. Ostrá data až po vašem odsouhlasení.

    Výstup: Ověřený tok

  4. 04

    Rozjetí

    Zaškolení obchodu a vedení, krátký návod, kde co najdou.

    Výstup: Smlouvy v provozu

  5. 05

    Správa

    Hlídáme, když upozornění nebo podpis selže, a upravujeme šablony podle změn.

    Výstup: Průběžná podpora (volitelně)

Časté otázky

Je elektronický podpis smlouvy platný?
Ano, občanský zákoník elektronický podpis u písemné formy připouští (§ 561) a mezi firmami stačí i prostý podpis, vůči úřadům uznávaný (zákon č. 297/2016 Sb.). Jak smlouvu ze šablony podepsat, popisujeme v článku Generování smluv z Google Docs.
Jaký je rozdíl mezi prostým, zaručeným a kvalifikovaným podpisem?
Prostý je třeba kód z SMS, zaručený je jednoznačně spojený s podepisujícím (například Bank iD SIGN) a kvalifikovaný má podle nařízení eIDAS stejné účinky jako vlastnoruční podpis. Na auditu projdeme, jaké smlouvy podepisujete a s kým.
Jak funguje schvalovací workflow smluv?
Podle pravidel, která si určíte: typ smlouvy, hodnota, nestandardní ujednání. Běžné smlouvy schválí vedoucí, ty nad limit jdou jednateli nebo právníkovi. Schvaluje se tlačítkem v e-mailu nebo v Teams a u každého schválení zůstane záznam, kdo a kdy.
Jde elektronicky uzavřít i DPP nebo pracovní smlouvu?
Ano. Zákoník práce to od 1. 10. 2023 umožňuje (§ 21), ale s vlastními pravidly, hlavně pro doručení na soukromý e-mail zaměstnance. Postup pro brigádníky a zaměstnance popisujeme zvlášť na stránce o elektronické DPP.
Píšete i obsah smluv?
Ne, nejsme advokátní kancelář. Šablony dodáte vy nebo váš advokát. My je připravíme pro automatické vyplňování a hlídáme, aby se právní text při generování neměnil.
Musíme kvůli tomu kupovat nový software na správu smluv?
Většinou ne. Správu smluv stavíme nad tím, co už máte: Google Workspace nebo Microsoft 365, CRM a účetní program. Když potřebujete plnohodnotný DMS, řekneme to a pomůžeme ho vybrat a napojit.
Kde budou naše smlouvy uložené?
Ve vašem úložišti, například na Google Disku nebo SharePointu, a pod vašimi účty. Automatizace i skripty patří vám. CRM a účetní program na smlouvu odkazují, další kopie nevznikají.
Používáte u smluv AI?
Jen tam, kde dává smysl: při převodu starých smluv do registru a při vyhledávání v nich. Vždy s vaším souhlasem a u poskytovatele se zpracovatelskými podmínkami. Nejisté hodnoty kontroluje člověk.
Kolik to stojí a jak dlouho to trvá?
Záleží na systémech a rozsahu. Ceník na webu nemáme, protože dvě firmy nejsou stejné. Cenu i termín dostanete po auditu, předem a písemně.

Souvisí s tím

Elektronická DPP

Dohody s brigádníky elektronicky podle zákoníku práce.

Více

Generování smluv z Google Docs

Jak ze šablony v Google Docs a tabulky vznikají hotové smlouvy.

Více

Poptávka — Dokumenty a smlouvy

Napište nám, co řešíte. Začínáme auditem zdarma na 30 minut.

Co vás zajímá?