Automation

Automatizace · Finance a dokumenty

Evidence smluv, která sama hlídá výpovědní lhůty

O výpovědní lhůtě se dozvíte s předstihem, ne až ve chvíli, kdy se smlouva sama prodlouží. Evidenci smluv postavíme nad tím, co už máte – Google Workspace, Microsoft 365, CRM nebo účetní program – a převedeme do ní i staré smlouvy.

Audit zdarma · 30 minut Kde evidence smluv poběží

Patří pod Dokumenty a smlouvy

Proč vám utíkají výpovědní lhůty

Konec smlouvy si většina firem někam poznamená. Jenže u smlouvy s automatickým prodloužením rozhoduje poslední den pro výpověď, ne konec smlouvy.

  • „Zase se nám automaticky prodloužila smlouva, kterou jsme chtěli vypovědět.“

  • „Hlídali jsme konec smlouvy. Jenže výpověď jsme měli poslat mnohem dřív.“

  • „Kdy která smlouva končí, ví jen jednatel. A ten má v hlavě spoustu jiných věcí.“

  • „Zvýšení ceny podle smlouvy jsme zase uplatnili pozdě.“

  • „Auditor chce všechny smlouvy s dodavateli nad 500 tisíc a my je hledáme dva dny.“

  • „Kolegyně, která smlouvy hlídala, odešla. Teď nikdo neví, kde co je.“

Tok

Jak funguje hlídání výpovědních lhůt

Počítání termínů a připomínky převezme systém. Rozhodnutí, jestli smlouvu prodloužit, nebo vypovědět, zůstává vám.

  1. 01

    Zápis

    Podepsaná smlouva se zapíše s protistranou, platností, výpovědní dobou, automatickým prodloužením a odpovědnou osobou. PDF zůstane v jednom úložišti.

    Člověk: Doplní, co ze smlouvy jednoznačně nevyplývá.

  2. 02

    Výpočet

    Z konce smlouvy a výpovědní doby se spočítá poslední den pro výpověď. U smlouvy s automatickým prodloužením i další období.

    Člověk: Zkontroluje nestandardní ujednání, třeba výpověď jen k určitému dni.

  3. 03

    Upozornění

    E-mail a úkol v kalendáři odpovědné osobě s předstihem, který si nastavíte, například 60, 30 a 7 dní. Jednou měsíčně přehled smluv, které končí v příštích 90 dnech.

    Člověk: Má termín v kalendáři včas, ne na poslední chvíli.

  4. 04

    Rozhodnutí

    Rozhodnutí se zapíše ke smlouvě, aby bylo vidět, kdo a kdy rozhodl.

    Člověk: Rozhodne, jestli smlouvu prodloužit, přejednat, nebo vypovědět.

  5. 05

    Aktualizace

    Dodatek, prodloužení nebo výpověď přepíše termíny. Předchozí stav zůstane v historii.

    Člověk: Nic nepřepisuje ručně.

Co evidence smluv hlídá

Šest úloh. Menší firma může začít prvními třemi.

01

Přehled všech smluv na jednom místě

Protistrana a IČO, předmět, datum podpisu, platnost, výpovědní doba, automatické prodloužení, indexace ceny, odpovědná osoba a odkaz na podepsané PDF. Pole přizpůsobíme tomu, jaké smlouvy máte.

02

Poslední den pro výpověď

Hlídáme výpovědní lhůtu, ne jen konec smlouvy. Poslední den pro výpověď se počítá sám a je vidět u každé smlouvy. Po automatickém prodloužení se přepočítá na další období.

03

Upozornění a úkoly

Hlídání termínů smluv bez otevírání tabulky. Upozornění chodí e-mailem a jako úkol do kalendáře konkrétnímu člověku, ne do společné schránky. Předstih si nastavíte podle typu smlouvy.

04

Indexace a valorizace

U nájemních a servisních smluv hlídá evidence i datum zvýšení ceny. Připraví podklad pro oznámení a pro fakturaci. Odeslání schválí člověk.

05

Převod starých smluv

Staré smlouvy v PDF i naskenované projde OCR a AI a navrhne protistranu, data, výpovědní lhůtu a prodloužení. Člověk kontroluje jen hodnoty, kterými si AI není jistá.

06

Vyhledávání a přehledy

Filtry nad evidencí: smlouvy s dodavateli nad určitou částku, smlouvy s automatickým prodloužením, smlouvy jednoho odpovědného člověka. Podklady pro audit nebo prověrku firmy dohledáte ve filtru, ne v šanonech.

Běžně používaný software

Kde evidence smluv poběží

Evidenci postavíme tam, kde už máte smlouvy nebo zákazníky. CRM a účetní program na smlouvu odkazují, další kopie nevznikají.

  • Google Workspace

    Evidence v Google Tabulkách, smlouvy na Disku, upozornění e-mailem a do Google Kalendáře. Běží přes Apps Script přímo ve vašem Workspace, bez další platformy.

  • Raynet CRM

    Knihovna dokumentů přes API: dokument podle externího ID, zamčení, zneplatnění i obnovení platnosti. Podepsanou smlouvu jde přiložit k záznamu, i do volitelného pole.

  • ABRA Flexi

    Evidence odběratelských i dodavatelských smluv s datem začátku platnosti. Z odběratelských smluv generuje faktury a historii generování si vede sama.

  • POHODA

    U dokladů karta Dokumenty, kam jde připojit soubor smlouvy.

Smlouvy máte jen v šanonu a ve Wordu? Začneme převodem do evidence v tabulce. Systémy připojíme, až bude jasné, kde smlouvy vznikají.

Kdy nás nepotřebujete

Neprodáváme aplikaci na evidenci smluv. Když vám stačí hotové řešení, řekneme to.

Smluv máte málo a hlídá je jeden člověk
Stačí evidence smluv v Excelu nebo v Google Tabulkách se sloupcem „poslední den pro výpověď“ a připomínka v kalendáři. Na auditu ukážeme, jaká pole v ní mít.
Chcete hotovou aplikaci a nic nenapojovat
Hotové aplikace na evidenci smluv, například Aptien, EIRA nebo Centeris, upozorňují na termíny samy. Pomůžeme vybrat a případně napojit na zbytek firmy.
Z rámcových smluv potřebujete hlavně fakturovat
ABRA Flexi ve variantě Premium má smlouvy a pravidelnou fakturaci přímo v sobě. Nejdřív zapněte to, co už platíte.
Potřebujete vědět, jestli a jak smlouvu vypovědět
To posoudí advokát. Evidence hlídá termín, obsah výpovědi a výklad smlouvy jsou práce pro právníka.

Jak to probíhá

  1. 01

    Audit zdarma

    30 minut. Kolik smluv máte, kde leží a kdo dnes hlídá termíny.

    Výstup: Doporučení dalšího kroku

  2. 02

    Pole evidence

    Podle vašich typů smluv určíme, co se eviduje a s jakým předstihem chodí upozornění.

    Výstup: Návrh úloh a cena

  3. 03

    Převod starých smluv

    Smlouvy z PDF a skenů převedeme do evidence. Nejisté hodnoty zkontrolujete vy.

    Výstup: Evidence s daty

  4. 04

    Zapnutí upozornění

    Upozornění a měsíční přehled odpovědným lidem. Každý běh se zapisuje, při chybě přijde zpráva.

    Výstup: Hlídané lhůty

Časté otázky

Co když se automaticky prodlouží smlouva, kterou jsme chtěli vypovědět?
Právě tomu má evidence předejít. Hlídá poslední den pro výpověď, ne jen konec smlouvy, a upozorní s předstihem, který si nastavíte, třeba 60, 30 a 7 dní předem. Rozhodnutí a odeslání výpovědi zůstává na vás.
Stačí nám evidence smluv v Excelu?
U pár smluv ano. Samotná tabulka ale nikoho neupozorní, musí ji někdo pravidelně otevírat. Jakmile smluv přibývá nebo je hlídá víc lidí, dává smysl evidence, která poslední den pro výpověď spočítá a upozornění pošle sama.
Jak do evidence dostanete staré smlouvy?
Smlouvy v PDF i naskenované projde OCR a AI a navrhne protistranu, data, výpovědní lhůtu a automatické prodloužení. Hodnoty, kterými si AI není jistá, zkontroluje člověk. Smlouvy obsahují osobní a obchodní údaje, proto AI používáme jen s vaším souhlasem a u poskytovatele se zpracovatelskými podmínkami.
Kdo odpovídá za to, že termín neuteče?
Evidence upozorňuje, za dodržení lhůt odpovídáte vy. Napíšeme to i do smlouvy s námi. Aby upozornění opravdu chodila, každý běh se zapisuje do logu a při chybě přijde zpráva.
Kolik to stojí a jak dlouho to trvá?
Záleží na systémech a rozsahu. Ceník na webu nemáme, protože dvě firmy nejsou stejné. Cenu i termín dostanete po auditu, předem a písemně.

Patří pod: Dokumenty a smlouvy

Přehled

Dokumenty a smlouvy

Smlouvy ze šablon, schválení, elektronický podpis, hlídání termínů a archiv.

Celý přehled Modul

Generování smluv

Smlouva ze šablony od advokáta, s údaji z formuláře, CRM nebo účetního programu, jako hotové PDF.

Více

Souvisí s tím

Správa smluv a dokumentů

Celý tok smlouvy: šablona, schválení, podpis, evidence a archiv.

Více

Generování smluv ze šablon

Nová smlouva z formuláře nebo CRM rovnou s údaji pro evidenci.

Více

Raynet CRM

Obchody, nabídky a smlouvy napojené na Raynet.

Více

ABRA Flexi

Smlouvy, faktury a další agendy napojené na ABRA Flexi přes REST API.

Více

Poptávka — Evidence smluv

Napište nám, co řešíte. Začínáme auditem zdarma na 30 minut.

Co vás zajímá?