Automation

Automatizace · Finance a dokumenty

Generování smluv ze šablon bez ručního přepisování

Údaje z formuláře, CRM nebo účetního programu se doplní do šablony od vašeho advokáta a vznikne hotové PDF ve správné složce. Postavíme to nad Google Docs nebo Wordem, které už používáte.

Audit zdarma · 30 minut Na čem jedete?

Patří pod Dokumenty a smlouvy

Takhle u vás vznikají smlouvy?

Nová smlouva v malé firmě obvykle vzniká z té minulé. Otevře se starý Word, přepíšou se jména a čísla a doufá se, že v textu nezůstalo nic po předchozím klientovi.

  • „Novou smlouvu děláme tak, že otevřeme tu minulou a přepíšeme ji.“

  • „Obchodník přepisuje smlouvu z minulého klienta a zapomene změnit cenu.“

  • „IČO, adresu a data opisujeme ručně a občas se v nich spleteme.“

  • „V oběhu je několik verzí šablony a nikdo neví, která je ta od advokáta.“

  • „Údaje o zákazníkovi máme v CRM, a stejně je do smlouvy píšeme znovu.“

  • „Před sezónou vyplňujeme jednu dohodu za druhou a na nic jiného nezbývá čas.“

Tok

Jak funguje automatické generování smluv

Automatizujeme vyplňování, kontrolu a uložení. Text smlouvy i rozhodnutí zůstávají lidem.

  1. 01

    Údaje

    Přijdou z formuláře, tabulky, CRM nebo účetního programu. Název a sídlo firmy se podle IČO doplní z ARES.

    Člověk: Doplní jen to, co systém vědět nemůže.

  2. 02

    Šablona

    Vybere se schválená verze šablony podle typu smlouvy a smluvní strany.

    Člověk: Advokát schvaluje text. Šablonu spravuje jeden člověk.

  3. 03

    Kontrola

    Chybí povinný údaj? Smlouva nevznikne a vrátí se k doplnění.

    Člověk: První smlouvy z nové šablony přečte celé.

  4. 04

    Dokument

    Vznikne PDF s číslem smlouvy, jednotným názvem a záznamem verze šablony. Uloží se do správné složky.

    Člověk: Nic nepřepisuje ani nepřejmenovává.

  5. 05

    Předání

    PDF jde k elektronickému podpisu, jako příloha do CRM a do evidence smluv.

    Člověk: Podepíše, nebo pošle protistraně.

Co pro generování smluv připravíme

Šest úloh. Nemusíte brát všechny. Nejrychleji se začíná s jednou šablonou a jedním zdrojem dat.

01

Šablona od advokáta k vyplňování

Vezmeme šablonu, kterou schválil váš advokát, a místa, která se mění, nahradíme poli: jméno, IČO, cena, datum. Právní text zůstane slovo od slova stejný. Šablonu pak upravuje jen jeden člověk, ostatní z ní generují.

02

Smlouva z CRM, formuláře nebo účetního programu

Z formuláře, tabulky, CRM nebo účetního programu. Smlouva z CRM tak vznikne z údajů, které obchodník už jednou zapsal. U firem stačí IČO, název a sídlo se doplní z veřejného rozhraní ARES.

03

Varianty a proměnlivé části

Jiná šablona podle typu smlouvy nebo smluvní strany, třeba zvlášť pro mladistvé. Položky s proměnlivým počtem řádků, jako ceník nebo harmonogram, se doplní do tabulky ve smlouvě.

04

Číslování a ukládání smluv

Smlouva dostane číslo podle vaší řady, název souboru podle jednotné konvence a uloží se do správné složky na Google Disku nebo SharePointu. U každé smlouvy zůstane záznam, ze které verze šablony vznikla.

05

Hromadné generování z tabulky

Jednotlivě z formuláře nebo z CRM. Hromadné generování dokumentů z tabulky, třeba dohody pro celou sezónu nebo dodatky ke změně ceny. Dávky rozložíme tak, aby se vešly do limitů Google nebo Microsoftu.

06

Předání k podpisu a do evidence

Hotové PDF může rovnou odejít k elektronickému podpisu, nahrát se k obchodu v CRM a zapsat do evidence smluv. Ta pak u podepsané smlouvy hlídá termíny.

Běžně používaný software

Na čem jedete?

Šablonu necháme tam, kde ji máte. Tady je, co jde.

  • Google Docs a Apps Script

    Šablona smlouvy v Google Docs s poli, kopie pro každou smlouvu, nahrazení polí a export do PDF přes API. Formátování polí se zachová. Jde to i čistě v Apps Scriptu, spuštěné z formuláře nebo tabulky.

  • Microsoft 365 a Word

    Šablona ve Wordu na SharePointu nebo OneDrivu pro firmy. Pole vyplní Power Automate, i opakované řádky tabulky. Hotový dokument převede do PDF Power Automate nebo Microsoft Graph.

  • Raynet CRM

    Údaje z obchodního případu přes API. Hotové PDF se nahraje zpět k obchodu jako příloha nebo do knihovny dokumentů.

  • ABRA Flexi

    Údaje odběratele a smlouvy z evidence smluv přes REST API. Hotové PDF jako příloha k záznamu.

  • POHODA

    Údaje z adresáře a dokladů přes XML komunikaci. U dokladů je karta Dokumenty pro připojené soubory.

Šablonu máte jen ve Wordu na disku? I to je výchozí bod. Na auditu doporučíme, jestli ji nechat ve Wordu, nebo převést do Google Docs.

Kdy nás nepotřebujete

Generátor se vyplatí, když stejný typ smlouvy děláte opakovaně. Když ne, řekneme vám to.

Píšete pár smluv měsíčně a každá je jiná
Ruční kopie šablony je rychlejší než ladit generátor. Stačí, když šablona leží na jednom místě a upravuje ji jeden člověk.
Máte jednu šablonu, jednu tabulku a skriptu se nebojíte
Postup s Google Docs a Apps Scriptem popisujeme zdarma v článku. Ozvěte se, až budete chtít údaje z CRM nebo napojení na podpis.
Rozesíláte dopisy nebo obálky
Na to stačí hromadná korespondence ve Wordu, bez programování.
Program, ve kterém smlouvy vznikají, má vlastní šablony dokumentů
Nejdřív vyzkoušejte ty. Napojení stavíme, až když vestavěné šablony nestačí.

Takhle generujeme smlouvy u nás

Vlastní provoz · PackLabs

Smlouvy pro brigádníky z jednoho formuláře

Údaje z jednoho formuláře se u nás doplní do schváleného vzoru a vznikne hotové PDF, s jinou variantou pro mladistvé.

Jak to probíhá

  1. 01

    Audit zdarma

    30 minut. Jaké smlouvy děláte opakovaně, kde leží šablona a odkud berete údaje.

    Výstup: Doporučení dalšího kroku

  2. 02

    Šablona s poli

    Šablonu od advokáta připravíme k vyplňování. Text se nemění, jen místa, která se liší.

    Výstup: Návrh úloh a cena

  3. 03

    Zkušební smlouvy

    Pár smluv z reálných údajů. Přečtete je celé a porovnáte se šablonou.

    Výstup: Ověřená šablona

  4. 04

    Ostré generování

    Napojení na formulář, CRM nebo tabulku, uložení do složky a předání k podpisu.

    Výstup: Smlouvy bez přepisování

Časté otázky

Zůstane text smlouvy od advokáta beze změny?
Ano. Generátor mění jen pole, jako je jméno, IČO, cena nebo datum. Právní text se nepřepisuje a šablonu upravuje jen ten, koho určíte. U každé smlouvy zůstane záznam, ze které verze šablony vznikla. Obsah smluv nepíšeme, to je práce advokáta.
Musíme mít Google Workspace, nebo to jde i ve Wordu?
Jde obojí. Šablona může zůstat ve Wordu na SharePointu nebo OneDrivu, nebo ji převedeme do Google Docs. Rozhoduje, kde vaše firma pracuje a odkud berete údaje. Každá cesta má jiné limity, na auditu doporučíme tu, která se hodí pro vaše smlouvy.
Odkud se údaje do smlouvy vezmou?
Z míst, kde už jsou: z formuláře, z tabulky, z CRM, jako je Raynet, nebo z účetního programu, třeba ABRA Flexi nebo POHODA. Název a sídlo firmy se podle IČO doplní z ARES. Údaje z ARES jsou jen informativní, u důležitých smluv proto údaje protistrany ještě ověřte.
Jak se vygenerovaná smlouva podepíše?
Vygenerováním smlouva ještě nevzniká, písemnou smlouvu je potřeba podepsat. PDF můžete vytisknout, podepsat elektronicky přímo v Google Dokumentech, pokud to váš tarif Workspace umí, nebo ho pošleme do podpisové služby, kterou používáte. Podepsané PDF se uloží vedle vygenerovaného. Jaký podpis zvolit, popisujeme na stránce o správě smluv.
Kolik to stojí a jak dlouho to trvá?
Záleží na systémech a rozsahu. Ceník na webu nemáme, protože dvě firmy nejsou stejné. Cenu i termín dostanete po auditu, předem a písemně.

Patří pod: Dokumenty a smlouvy

Přehled

Dokumenty a smlouvy

Smlouvy ze šablon, schválení, elektronický podpis, hlídání termínů a archiv.

Celý přehled Modul

Evidence smluv

Přehled smluv, který hlídá výpovědní lhůty, automatická prodloužení a valorizace a včas upozorní.

Více

Souvisí s tím

Správa smluv a dokumentů

Celý tok smlouvy: šablona, schválení, elektronický podpis, registr a archiv.

Více

Smlouvy z Google Docs krok za krokem

Článek: šablona, tabulka a skript v Apps Scriptu, limity a podpis.

Více

Elektronická DPP

Dohody s brigádníky elektronicky podle zákoníku práce.

Více

Raynet CRM

Obchodní případy, nabídky a dokumenty napojené na zbytek firmy.

Více

Poptávka — Generování smluv

Napište nám, co řešíte. Začínáme auditem zdarma na 30 minut.

Co vás zajímá?