Automation

Automatizace · Finance a dokumenty

Vytěžování faktur do POHODY, Money S3 i ABRA Flexi

Faktury z e-mailu, sdílené složky nebo skeneru se přečtou, zkontrolují a zapíšou do účetního programu, účetní potvrdí jen nejistá pole. Postavíme to nad POHODOU, Money S3 nebo ABRA Flexi, které už máte.

Audit zdarma · 30 minut Na čem jedete?

Patří pod Účetnictví a fakturace

Takhle u vás přijaté faktury končí v účetnictví?

Podle Fakturoidu zabere ruční přepis jedné faktury 3 až 5 minut. A každé přepsané číslo je místo, kde může vzniknout překlep.

  • „Každou fakturu z e-mailu přepisujeme ručně: dodavatel, IČO, data, částky, DPH.“

  • „Fotky účtenek nám kolegové posílají přes WhatsApp a pak je nikdo nenajde.“

  • „Překlep v IČO nebo v částce pak opravujeme v kontrolním hlášení.“

  • „Stejná faktura přišla dvakrát a málem jsme ji dvakrát zaplatili.“

  • „Kdo zkontroluje, že dodavatel není nespolehlivý plátce DPH?“

Tok

Jak vytěžování dokladů probíhá

Stroj čte a kontroluje. Člověk potvrzuje nejistá pole a řeší výjimky.

  1. 01

    Sběr

    Faktury ze sdílené schránky, ze složky na Disku i ze skeneru se sejdou na jednom místě. Fotku účtenky pošlete z telefonu e-mailem.

    Člověk: Nic nepřeposílá kolegům a nic nehledá.

  2. 02

    Čtení

    ISDOC a QR Faktura se načtou strojově, bez AI. PDF, sken a fotku vytěží AI: dodavatel, IČO, DIČ, číslo dokladu, data, částky po sazbách DPH, variabilní symbol a účet.

    Člověk: Nic nepřepisuje.

  3. 03

    Kontrola

    IČO a DIČ proti ARES, nespolehlivý plátce a zveřejněný účet v registru DPH, součty a sazby DPH, duplicity podle čísla dokladu a IČO.

    Člověk: Potvrdí pole, kde si systém není jistý, a rozhodne výjimky.

  4. 04

    Zápis

    Doklad se zapíše do účetního programu jako přijatá faktura, do POHODY i s PDF. Když u vás faktury schvaluje vedoucí, odejde nejdřív ke schválení.

    Člověk: Účetní účtuje, nepřepisuje.

  5. 05

    Archiv

    PDF se přejmenuje podle data a dodavatele a založí do složky podle měsíce.

    Člověk: Doklad dohledá podle data a dodavatele, i bez účetního programu.

Šest úloh vytěžování dokladů

Nemusíte brát všechno. U menšího objemu často stačí sběr, strojové načtení a zápis.

01

Sběr dokladů na jedno místo

Sdílená e-mailová schránka pro faktury, složka na Disku nebo skener. Přílohy, které doklady nejsou, systém odloží stranou, aby nikoho nezdržovaly.

02

Načítání e-faktur a QR bez AI

E-faktura ve formátu ISDOC, PDF s vloženým ISDOC a QR Faktura nesou data přímo v sobě. Ty se načtou bez AI a bez rizika překlepu. Vytěžování faktur nastupuje až u zbytku.

03

AI vytěžování dokladů

Z PDF, skenu nebo fotky se vytěží dodavatel, IČO a DIČ, číslo dokladu, data vystavení, splatnosti a zdanitelného plnění, částky po sazbách DPH, variabilní symbol a účet. Co si systém není jistý, jde ke kontrole člověku.

04

Kontrola IČO, DPH a duplicit

IČO a DIČ proti ARES, nespolehlivý plátce a zveřejněný účet v registru DPH, součet řádků a sazby DPH, duplicita podle čísla dokladu a IČO dodavatele. Doklad, který kontrolou neprojde, do účetnictví nejde.

05

Zápis do účetního programu

Do POHODY XML importem jako přijatá faktura i s PDF, do Money S3 přes API, do ABRA Flexi přes REST API. Předkontaci a členění DPH navrhneme podle dodavatele, účetní je potvrdí.

06

Přejmenování a archiv dokladů

PDF se přejmenuje podle data a dodavatele a založí do složky podle měsíce. Stejně to děláme s vlastními doklady.

Běžně používaný software

Na čem jedete?

Co jde u vytěžování faktur v jednotlivých systémech.

  • POHODA

    XML import přijatých faktur včetně předkontace a členění DPH, PDF jde k dokladu připojit do záložky Dokumenty. Při importu umí odmítnout doklad, který už jednou naimportovaný byl. Sama načte PDF s vloženým ISDOC a QR Fakturu, ta vytvoří doklad bez položek.

  • Money S3

    Vytěžování dokladů do Money S3 umí přímo Money S3 Inbox: přijme ISDOC, ZUGFeRD, QR kód s daty dokladu i PDF a obrázky, strojově nečitelné doklady vytěží přes službu Rossum. API umí doklady i zapisovat.

  • ABRA Flexi

    REST API doklad zapíše a umí ho i zkušebně uložit, takže chybu zjistíme dřív, než doklad vznikne. Import i export ISDOC.

  • Fakturoid a iDoklad

    Vytěžování přijatých dokladů mají vestavěné. Fakturoid v tarifech Na každý den a Na maximum, iDoklad ve všech tarifech.

  • ARES a registr DPH

    ARES vrátí podle IČO název, sídlo, DIČ a stav firmy. Registr plátců DPH má webovou službu pro software třetích stran: nespolehlivé plátce a zveřejněné bankovní účty.

Doklady vám chodí ještě jinam, třeba k externí účetní? Na auditu projdeme celou cestu dokladu od e-mailu po archiv.

Kdy nás nepotřebujete

Vytěžování na míru se vyplatí, když dokladů přibývá nebo musí projít víc systémy. Jinak stačí to, co už máte.

Máte jednotky faktur měsíčně
Ruční zápis vás nejspíš vyjde levněji než napojení. I Fakturoid píše, že při jednotkách dokladů měsíčně vám vytěžování nemusí přinést velkou úsporu.
Účtujete ve Fakturoidu nebo v iDokladu
Obě aplikace umějí přijaté doklady vytěžit samy. Zapněte to, nic na míru nepotřebujete.
Máte Money S3 a doklady chodí jen do něj
Money S3 Inbox načte ISDOC, ZUGFeRD i QR kód a PDF vytěží přes Rossum. Nejdřív vyzkoušejte to, co nabízí výrobce.
Dodavatelé vám posílají ISDOC nebo QR Fakturu
POHODA naimportuje PDF s vloženým ISDOC průvodcem Import z ISDOC a QR Fakturu načte ze souboru, ze schránky i z kamery. Na pár dodavatelů s e-fakturou AI nepotřebujete.

Doklady čteme a třídíme i u sebe

Vlastní provoz · PackLabs

Třídění dokladů

Doklady, které nám přijdou do účetní složky, se u nás třídí samy. Systém každý doklad přečte, přejmenuje podle data a dodavatele a založí do správného měsíce. Co si není jistý, nechá ležet a dá nám vědět, místo aby to zatřídil špatně.

Jak to probíhá

  1. 01

    Audit zdarma

    30 minut. Odkud vám chodí doklady, kolik jich je a do jakého programu mají dojít.

    Výstup: Doporučení dalšího kroku

  2. 02

    Vzorek dokladů

    Typické doklady od vašich dodavatelů, klidně anonymizované, i ty nejhorší skeny. Ukážeme, co se načte samo a co půjde ke kontrole.

    Výstup: Návrh a cena

  3. 03

    Pilot

    Vytěžování běží na vašich dokladech souběžně s ručním zápisem. Do ostrého účetnictví nejde nic bez vašeho odsouhlasení. Změříme, kolik dokladů prošlo bez opravy.

    Výstup: Přesnost změřená na vašich dokladech

  4. 04

    Rozjetí

    Napojení na účetní program, fronta ke kontrole a zaškolení účetní.

    Výstup: Vytěžování v provozu

  5. 05

    Správa

    Hlídáme frontu výjimek, nové dodavatele a změny API výrobců.

    Výstup: Průběžná podpora (volitelně)

Časté otázky

Jde vytěžování faktur napojit na POHODU?
Ano. Vytěžená faktura se do POHODY zapíše XML importem jako přijatá faktura a PDF se k ní připojí v záložce Dokumenty. POHODA při importu umí odmítnout doklad, který už jednou naimportovaný byl. Napojení vedeme přes lokálního agenta nebo VPN, ne přes otevřený port do internetu.
Co když AI přečte údaj špatně?
Každý vytěžený doklad kontrolujeme proti ARES, proti součtům a sazbám DPH a proti dokladům, které už v účetnictví máte. Pole, kde si systém není jistý, jde do fronty ke kontrole a bez potvrzení do účetnictví nejde. Přesnost změříme v pilotu na vašich dokladech, procenta předem neslibujeme.
Jaký je rozdíl mezi fakturou v ISDOC a v PDF?
ISDOC je český formát e-faktury se strukturovanými daty, takže se nevytěžuje, ale rovnou načte. POHODA umí naimportovat i PDF s vloženým ISDOC a přečíst QR Fakturu. Běžné PDF, sken nebo fotka strukturovaná data nemají, tam nastupuje AI vytěžování. Proto nejdřív bereme všechno, co jde načíst strojově.
Pohlídáte i nespolehlivé plátce DPH?
Ano. Dodavatele před zápisem prověříme v registru plátců DPH Finanční správy: nespolehlivého plátce i zveřejněný bankovní účet. Platba nespolehlivému plátci nebo na nezveřejněný účet může podle § 109 zákona o DPH vést k ručení za jeho daň. Podezřelá faktura se zastaví a dostanete upozornění.
Kolik to stojí a jak dlouho to trvá?
Záleží na systémech a rozsahu. Ceník na webu nemáme, protože dvě firmy nejsou stejné. Cenu i termín dostanete po auditu, předem a písemně.

Patří pod: Účetnictví a fakturace

Přehled

Účetnictví a fakturace

Vytěžování a schvalování faktur, párování plateb, upomínky a e-faktury nad vaším účetním programem.

Celý přehled Modul

E-faktury, ISDOC a Peppol

Kdy je e-faktura povinná, ISDOC a Peppol z vašeho účetního programu a přijaté e-faktury bez přepisování.

Více

Souvisí s tím

Automatizace fakturace a účetnictví

Schvalování faktur, párování plateb, upomínky a e-faktury nad vaším účetním programem.

Více

Napojení na POHODU

Faktury, banka a sklad v účetním systému POHODA.

Více

E-faktury, ISDOC a Peppol

Co platí v Česku, na Slovensku a v EU.

Více

Hromadné ověření IČO v ARES

Nástroj zdarma: název, DIČ, stav firmy a registrace k DPH pro celý seznam dodavatelů.

Více

Poptávka — Vytěžování faktur

Napište nám, co řešíte. Začínáme auditem zdarma na 30 minut.

Co vás zajímá?